布置学术会议会场的技巧-河南省康之源医药有限公司
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    布置学术会议会场的技巧
    点击次数: 发布日期:2013-12-18 10:07:05

          会议室是与会者聚集开会的场所,同时又是会议技术和手段展现的的场所。学术会议会场布置作为一种无声的语言,昭示着学术会议的交流氛围、学术理念、学术精神和组织者的品位,因此学术会议会场的布置直接影响着与会者的情绪、开会的效率、交流互动的氛围。学术会议会场除须提供参加会议人员舒适的开会环境外,更重要是逼真地反映学术会议本身的目的、学术主题、交流形式,以及与会者特点和会议特质,使与会者有一种临场感和体验感,以达到场景、视觉与语言交换的良好效果。
          会议室的类型的大小、形状、格调、设备配置等多种多样,学术会议会场是选择会址必须优先考虑的条件。学术会议的目的就是在会议室里开会,如果其他条件再好,如果没有适合和能满足开会条件的会议室,这样的场所是坚决不能选择的。会议场所的选择需要从多方面来进行考虑,如会场各种设施的规模是否能和与会人数相匹配;视听设备是否良好、有无大屏幕投影、实时卫星信号、万维网或者局域网、会场能否提供最新的投影设备、会场配备的专业人员水平等。
          凡会议室都会有一些基本条件,如坐席、灯光、音响等,但一般还不能完全满足学术会议开会的要求,这就需要根据会议主办者对会议本身的要求进行会场布置。会议场地的布置包括会场内座位的布局摆放形式、主席台的布置、座次的安排,以及为烘托或渲染会议气氛所做的装饰等。会场布置需要考虑会议场景效果、会议空间布局、会议要件布置等三个方面:
           第一,会议场景效果。会场的大小、形状中,以略微方形的最为理想,最佳长宽比例是6:5。会场的坐席最好是活动的,可以任意摆放;会场层高、平面空间适当大一些,有做背景板、安装交流设备、小展示的空间。会场座位的摆放多为从演讲者往外成放射状的直线排列为妙,坐位之间的间隔要合理,不能过窄或过宽,过窄的距离不方便落座与进出,过宽的距离则会给与会者带来距离感,缺乏应有的融洽气氛。从横向来说,最好能以内凹圆弧或是V字型对屏幕和演讲者形成包围状,如此形状的摆放,对于演讲者以及与会者都会有更佳的参与感受。不同形式的会场场景,可以烘托不同的会议气氛。与会人员大都喜欢坐在后排,往往导致前排位置空空荡荡,这对于会场气氛会有不佳影响,为了克服这个问题,可以根据与会人数,将会空出的后排座位用阻隔带(或屏风)封住,以保证前排座位能够坐满,有个良好的会议气氛。
           第二,会议空间布局。会场空间布置有以下几种类型:
           剧院型:在一个固定的会场中,采用剧院型布置就摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道,这样可以摆下最多的坐位,成排成列的剧院型会场是学术会议中大会开幕式、报告会、学术讲座等会议形式的最佳选择。剧院型会场以主持者和演讲者为中心,与会者以聆听为主,演讲者无需(或很少)和与会者互动交流;最大程度地摆放座椅,听众没有地方放资料,也没有桌子可用来记笔记。剧院型会场不适合以交流或是互动为主的学术会议,主持者、演讲者居高临下所带来的强大压力以及座位的摆放,都会成为交流和互动的阻碍。

          教室型:教室型的会场布置,须在每一位与会者的座位前增加一个小台板,以方便书写和小组交流,这种类型的会场布置仅适用于普通规模的学术会议。如果与会人数很多,就只有将会议分到两处或是多处进行了。将教室型会场的座椅摆放成V字型,将会使会场更具包容感以及参与性。有了座位前的小台板,前后排之间很容易就可以组成小组进行讨论。
          圆桌型:比较好的会议桌确实是圆形或椭圆形的,方桌会给人谈判、好象战场的感觉。如果会议内容以小规模的讨论交流为主,那么圆桌型会场将是最佳选择。每个圆桌(也可以是桌子摆成方形中空)的最佳人数是5—7人,如果人数再多的话,比较害羞的与会者将会在讨论的时候,不自觉地被排挤在外,无法参与。如果会议在小规模讨论的同时,还要兼顾聆听演讲,那么与会者应在面朝演讲台的对面方向落座。桌椅位置的摆放,会议投影的位置,以及主持者站立的位置需要经过认真考虑,要保证与会者能够同时地看到演讲人和投影影像,而不需要顾此失彼地左顾右盼;避免主持人在投影屏幕上留下影子,保证主持人需要确认内容是否已经投影到屏幕上时,绝对不能完全背转身过,而是侧头即可浏览。
          会议型:会议型会场一般采用U型和矩形的会议桌(也可桌子连接着摆成长方形,空出一个短边),它能提供一种会议陈述的氛围(与会者可以获得阅读和书写的平面,还可以方便地看到主持人和投影屏幕,并和其他与会者面对面),有利于交流和团队合作。会议型会场布置,如果不采用大型投影,而是在每位与会者桌前提供一台小型的显示设备,会议型会场能够最大限度地弱化主持者的权威感,让与会者更为平等和积极地参与到讨论之中。
          弦月型:会议室中放置圆形或椭圆形会议桌,椅子只放在桌子的一面,以便所有与会者都面向主持会议者或演讲者(投影屏幕)。弦月型会场以主持者和演讲者为中心,这是小型研讨会或交流会会场的最佳选择。
          第三,会议要件布置。无论会场采取那种布局,都需要配备相应的会场交流设备,并安置在合适的位置。学术会议会场要件主要包括会场背景板或会标、会场灯光、会场音响、会场投影屏,以及主席台座位、演讲台、主持席等。这些要件的摆放、布局要与会议场景、空间布局完美结合。